Nieuwjaar 2026 luidt een nieuw hoofdstuk voor facturatie in: vanaf die dag zijn alle btw-plichtige ondernemingen verplicht om al hun facturen te versturen (en te ontvangen) in Peppol. Bij de Vlaamse Slotenmakers Unie (VSU) vrezen ze dat de talrijke informatiesessies die in de loop van het kalenderjaar 2025 zijn georganiseerd, niet het gewenste effect hebben bereikt. “Lang niet iedereen is klaar voor de overstap”, weet voorzitter Marc Cleymans.

Peppol is de afkorting van ‘Pan-European Public Procurement Online’. Dit internationaal netwerk voor de veilige uitwisseling van elektronische zakelijke documenten – zoals facturen – is initieel ontwikkeld voor bedrijven die overheidsopdrachten uitvoeren (B2G). Hierbij sturen ze dergelijke documenten in een gestandaardiseerd formaat, waardoor de systemen van de ontvanger ze automatisch kunnen verwerken. De strikte veiligheidsregels en versleuteling zorgen ervoor dat die overdracht volstrekt veilig verloopt.

Peppol zorgt voor een veralgemening van de elektronische facturatie. De digitalisering en automatisering die ermee gepaard gaan, zorgen ervoor dat de administratieve rompslomp die eigen is aan traditionele facturatie, grotendeels verdwijnt.

Wake-up call

Het voorbije jaar hebben heel wat stakeholders (de overheid, accountancykantoren,…) via allerlei kanalen bedrijven hier zo veel mogelijk over ingelicht. Toch leeft de vrees dat de boodschap niet overal volledig is doorgedrongen. Dat weet ook Marc Cleymans van de VSU.

“Heel wat van onze leden-slotenmakers zijn er nog niet klaar voor. Dat geldt ook voor veel van hun klanten. Daarom hebben wij op 1 december nog een informatieavond georganiseerd, in de hoop dat dit voor heel wat aanwezigen een wake-up call zal geweest zijn om zich in orde te stellen. Daarnaast hebben we de jongste weken ook in veel nieuwsbrieven gehamerd op de absolute noodzaak van het respecteren van deze maatregel.”

Wie vanaf 1 januari 2026 toch nog facturen per post of via mail (in pdf-formaat) verstuurt, zal ervaren dat het geen vrijblijvende maatregel is. “Onder meer bij een aantal oudere collega’s ving ik signalen op dat ze zich hier, aan de vooravond van hun pensioen, niet meer mee bezig gaan houden. Alleen is dit geen maatregel zoals dertien in een dozijn.”

De tijd dringt dus, beseffen ze ook bij de VSU. “Wie in het kalenderjaar 2026 toch nog pdf- of papieren facturen verstuurt naar ondernemingen die met Peppol werken, loopt het risico dat de klant die factuur weigert en riskeert een administratieve boete. Daarnaast loop je ook imagoschade op: het illustreert dat je niet mee bent met de huidige moderne digitale standaarden. Ook de btw is niet recupereerbaar.”

Checklist

De VSU roept zijn leden dan ook op om zo snel mogelijk volgende checklist nog tegen Nieuwjaar 2026 af te vinken. “Kies eerst Peppol-klare facturatiesoftware en registreer je eigen Peppol-ID via je access point. Informeer je zakelijke klanten dat je vanaf 2026 uitsluitend nog via Peppol factureert en roep je klanten op om hetzelfde te doen. Eigenlijk is het relatief eenvoudig, maar het moet wel absoluut gebeuren”, besluit Marc Cleymans.

(BVC)